BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pentingnya komunikasi dengan manusia adalah suatu hal
yang tidak bisa dipungkiri oleh manusia, begitu juga halnya dengan organisasi.
Tidak hanya pengetahuan dasar tentang komunikasi, pengetahuan dasar tentang organisasi
sebagai suatu lingkungan tertentu yang berstruktur, berkarakteristik, serta
memiliki fungsi tertentu adalah suatu hal yang mendukung kelancaran komunikasi
organisasi Orang yang tertarik untuk bergabung dalam suatu organisasi memilki
alasan yang beragam. Ada yang karena alasan profit, tuntutan profesi,
penyebaran ideologi maupun pemenuhan kebutuhan sosial. Para psikolog
berpendapat bahwa kebutuhan utama manusia dan untuk menjadi manusia yang sehat
secara rohani adalah kebutuhan akan hubungan sosial yang baik dengan
orang-orang lain. Maslow menyebutkan bahwa salah satu dari empat kebutuhan utama
manusia adalah terfasilitasinya kebutuhan sosial untuk memperoleh rasa aman
lewat rasa memiliki dan dimiliki, pergaulan, rasa diterima, memberi dan
menerima persahabatan (Tubbs and Moss, 2000: xii)
Hubungan yang hangat, ramah sangat dipengaruhi kemampuan
seseorang untuk berkomunikasi dengan orang lain. Proses komunikasi yang kita
lakukan tiap hari berfungsi untuk memupuk dan memelihara hubungan kita dengan
lingkungan. Oleh sebab itu ketrampilan berkomunikasi memiliki arti penting
dalam kehidupan organisasi. Bahkan bisa dikatakan, ibarat organisasi adalah
tubuh makhluk hidup maka komunikasi adalah darah yang mengalir dalam tubuh
organisasi tersebut. Littlejohn (2002) menjelaskan bahwa komunikasi berlangsung
dalam tingkatan konteks yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok,
komunikasi organisasi dan yang terakhir komunikasi massa. Pembagian tingkatan
komunikasi tersebut tidak bersifat terpisah satu sama lain. Pada tingkatan yang
lebih tinggi, komunikasi juga mencakup bentuk-bentuk kmunikasi pada tingkatan
yang lebih rendah. Dengan begitu bisa dipahami bahwa dalam komunikasi
organisasi, terdapat pula komunikasi kelompok dan komunikasi interpersonal yang
terjadi di dalamnya. Selain kedua bentuk komunikasi tersebut, dalam komunikasi
organisasi juga memiliki iklim komunikasi, budaya organisasi serta jenis komunikasi
lainnya.
1.2
Rumusan Masalah
Tulisan berikut bermaksud untuk melihat fenomena
komunikasi apa yang ada serta bagaimana dinamika komunikasi yang terjadi dalam
organisasi.
1.3
Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai yaitu untuk mengetahui
interaksi komunikasi dalam suatu organisasi.
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
2.1
pengertian komunikasi dan organisasi
Menurut
Kathleen K, Reardon dalam buku
Interpersonal Communication, Where
Minds Meet (1987), komunikasi berasal dari bahasa latin communis atau common
dalam bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita sedang
berusaha untuk mencapai kesamaan makna,
„commonness‟.
Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi
informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama
dalam berkomunikasi adalah kita sering kali mempunyai makna yang berbeda
terhadap lambang yang sama. Oleh karena itu, komunikasi seharusnya
dipertimbangkan sebagai aktifitas dimana tidak ada tindakan atau ungkapan yang
diberi makna secara penuh, kecuali jika diinterpretasikan oleh partisipan
komunikasi yang terlibat. (Sendjaya, 2007: 4.4 )
pengertian organisasi Organisasi, dipandang sebagai
sebuah budaya, memberi peluang untuk penafsiran budaya. Sebuah organisasi, yang
mana bisa jadi merupakan cara pandang anggotanya, menciptakan realitas bersama
yang berbeda dari budaya lainnya. Morgan (1986: 128) menjelaskan :Pemaknaan
bersama, pemahaman bersama dan menciptakan perasaan bersama adalah cara yang
berbeda untuk menggambarkan budaya. berbicara tentang budaya berarti berbicara tentang
sebuah proses penmbentukan realitas yang memungkinkan orang untuk melihat dan memahami
kejadian khusus, tindakan, objek, ucapan dan situasi dalam cara yang unikBudaya
organisasi terbentuk melalui interaksi antaranggota. Tindakan berorientasi
tugas tidak hanya untuk segera mencapai tujuan tetapi juga menciptakan atau
meneguhkan cara-cara tertentu untuk memahami pengalaman.
2.2
jenis-jenis komunikasi
Bila komunikasi dianggap faktor penting bagi keberhasilan
organisasi maka menentukan jenis komunikasi yang penting dalam organisasi pun
menjadi hal yang penting pula. Dennis (1975) menemukan lima faktor yang
dianggap paling penting oleh anggota organisasi dalam berkomunikasi. Kelima
faktor tersebut adalah Komunikasi atasan dengan bawahan, komunikasi dari atasan
ini akan menjadi lebih efektif
1. bila antara atasan dengan bawahan dapat menjalin
hubungan saling mempercayai dan mendukung.
2. komunikasi ke bawah, yaitu penyampaian pesan dari
atasan kepada pekerja. Bisa berupa memo, tatap muka dan lain sebagainya.
3. komunikasi ke atas, yaitu penyampaian pesan dari
bawahan kepada atasan. Biasanya berupa laporan kerja
4. komunikasi horisontal, komunikasi yang terjadi
antarpekerja dalam tingkatan struktur yang sama, biasanya berbentuk gosip,
selentingan
5. komunikasi nonformal, bisa diartikan sebagai
komunikasi yang dilakukan di luar bentuk formal semacam rapat.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in
Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari
mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang
kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam dipakai, bagaimana
prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya buku
Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana
dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui
pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. Pentingnya komunikasi
dengan manusia adalah suatu hal yang tidak bisa dipungkiri manusia, begitu juga
halnya dengan organisasi. Tidak hanya pengetahuan dasar tentang komunikasi,
pengetahuan dasar tentang organisasi sebagai suatu lingkungan tertentu yang
berstruktur, berkarakteristik, serta memiliki fungsi tertentu adalah suatu hal
yang mendukung kelancaran komunikasi organisasi.
2.3
sifat-sifat Organisasi
Pada dasarnya organisasi mempunyai sifat berusaha
memenuhi beberapa jenjang keteraturan terrtentu sehinga dapat bertahan dan
mencapai tujuannya. ini berarti organisasi haruis dapat mengajak anggitanya
bersikap dengan cara - cara yang bermanfaat bagi organisasi. ini dapat meliputi
suatu keteraturan atau ( order ) yang di rundingkan. tetapi pengaturan
manusialah yang melibatkan pelaksanaan kekuasaan individu yang berhubungan
dengan organisasi atau mereka untuk melakukan hal ini dengan mengunakan
kekuasaan.
BAB
III
PEMBAHASAN
3.1 arti penting komunikasi
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi ?
Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang concern terhadap kajian
fenomena komunkai maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala
keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses
pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, yang berdampak
kepada membangun budaya oranisasi, yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik
pusat organisasi. Tujuankomunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam
rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar
terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pegalaman.
Komunikasi organisasi merunjuk pada pola dan bentuk komunikasi yang terjadi
dalam konteks dan jarngan organisasi. Komunikasi organisasi melibatkan
bentuk-bentuk komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok. Pembahasan komunikasi
organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia,
komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi
diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling
bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horiso Mengapa komunikasi
penting dalam suatu organisasi ? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang
concern terhadap kajian fenomena komunkai maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala
keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses
pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, yang berdampak
kepada membangun
Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu
:
1. Komunikator
2. Menyampaikan berita
3. Berita-berita yang disampaikan
4. Komunikasi
5. Tanggapan atau reaksi
Hambatan-hambatan Komunikasi
1. Hambatan yang bersifat teknis
2. Hambatan semantic
3. Hambatan perilaku
Klasifikasi Komunikasi Dalam
Organisasi,
·
Dari segi sifatnya : Komunikasi lisan, Komunikasi tertulis,
Komunikasi verbal, Komunikasi non verbal.
·
Dari segi arahnya : Komunikasi Ke atas, Komunikasi ke
bawah, Komunikasi diagonal keatas, Komunikasi diagonal kebawah, Komunikasi
horizontal, Komunikasi satu arah, Komunikasi dua arah.
·
Menurut Lawannya : Komunikasi satu lawan satu,
Komunikasi satu lawan banyak (kelompok), Kelompok lawan kelompok.
·
Menurut Keresmiannya : Komunikasi formal, Komunikasi informal.
1. Komunikasi Informal
·
Komunikasi
Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam
suatu organisasi.
·
Komunikasi
informal (the grapevine) biasanya
disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari
satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya
tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan. Jadi
agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa
memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan
(komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang
meresahkan karyawan).
3.2 HUBUNGAN KOMUNIKASI
Sebagaimana Anda ketahui, dalam masyarakat terdapat berbagai macam
bentuk organisasi yang berskala kecil, menengah, maupun yang besar. Apa yang
dimaksud dengan organisasi? Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling
bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah
perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama
melakukan fungsinya dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin dengan baik antara manajer yang
satu dengan manajer yang lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara
karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci
keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Pentingnya tata hubungan komunikasi dalam mewujudkan
kerjasama dan integrasi social dapat dilihat dalam hal-hal berikut ini.
·
Komunikasi
dapat menimbulkan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan loyalitas dalam
kehidupan sosial.
·
Komunikasi
dapat meningkatkan kegairahan dalam menjalin hubungan kerja sama antar sesama
manusia
·
Komunikasi dapat meningkatkan niali-nilai kebersamaan serta
kekeluargaan
·
Dengan
komunikasi kita dapat mengetahui perkembangan sains, teknologi, seni dan budaya
masyarakat
·
Dengan
komunikasi kita dapat mengetahui nilai-nilai dan norma-norma yang berlaku dalam
kehidupan masyarakat
·
Dengan
komunikasi kita
dapat mengetahui kebijakan, ketentuan dan peraturan perundangan yang berlaku di
dalam kehidupan masyarakat, bangsa dan bernegara
·
Dengan komunikasi semua informasi dapat diakses, diketahui
dan dimengerti
·
Komunikasi
dapat meningkatkan tanggung jawab moral dan social
·
Komunikasi dapat menimbulkan saling pengertian diantara
sesama manusia
·
Komunikasi
merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dalam
pelaksanaan suatu pekerjaan
·
Komunikasi merupakan suatu cara untuk mendorong manusia
kearah berpikir positif, logis, dan kreatif
·
Komunikasi adalah suatu cara untuk memenuhi rasa keingin tahuan
manusia
·
Komunikasi
penting bagi suatu organisasi atau perusahaan sebab merupakan salah satu alat yang utama bagi anggota
organisasi untuk bekerjasama
·
Komunikasi
penting bagi proses pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan umum
·
Komunikasi
merupakan media internalisasi, sosialisasi, akulturasi, enkulturasi, adaptasi,
dan proses-proses social lainnya
Peran Manajerial
Manajer pada semua level dalam suatu organisasi bisnis memiliki
peran strategi bagi pengembangan organisasi ke depan. Menurut Mintzberg,
terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam
suatu organisasi, yaitu : peran antarpribadi (interpersonal roles), peran
informasional (informational roles), dan peran keputusan (decisional roles). Masing-masiing
peran manajerial tersebut tidak dapat dilepaskan dengan betapa pentingnya
kegiatan komunikasi dalam dunia bisnis. Melalui masing-masing peran tersebut
seorang manajer harus mampu mengkomunikasikan ide, gagasan atau informasi
kepada para kaaryawannya, sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah
disampaikan dengan baik dan efektif.
a.
Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu
memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figure (figurehead role), pemimpin
(leader role) dan penghubung (liaison role).
Seorang manajer dalam suatu organisasi harus dapat memerankan
dirinya sebagai seorang tokoh figur. Sebagai contoh, ia dapat berperan sebagai
perwakilan atau yang dituakan dalam suatu organisasi. Ia memberikan sambutan
pada acara-acara seremonial (upacara) yang diselenggarakan oleh pihak internal
maupun eksternal organisasi atau pada acara-acara tertentu yang bersifat
informal, misalnya pada acara lomba sepeda santai, resepsi pernikahan, atau
peristiwa duka cita yang dialami salah satu karyawan di organisasi yang
dipimpinnya.
Selain berperan sebagai seorang tokoh figur, seorang manajer juga
harus mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis dengan baik kepada para karyawan,
sehingga pesan yang disampaikan tersebut efektif dan dapat dipahami dengan baik
pula. Sebagai contoh, seorang manajer suatu organisasi menyampaikan kebijakan
yang berkaitan dengan penetapan standar gaji baru bagi para karyawannya. Pesan
tersebut dapat disampaikan secara lisan, sedangkan penjelasan yang lebih rinci
sebaiknya disampaikan dalam bentuk tertulis.
Peran manajerial yang lain adalah kemampuan dalam memimpin suatu
organisasi bisnis maupun nonbisnis. Seorang manajer harus mampu memotivasi dan
melakukan control terhadap karyawannya. Sedangkan, peran penghubung menunjukkan
hubungannya dengan orang-orang yang berada di luar organisasi, misalnya dalam
kaitannya dengan pelanggan, pemasok, klien dan pemerintah.
a)
Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran
pernyebar informasi (disseminator role), dan peran juru bicara (spokesperson
role). Peran pemantauan adalah peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer
untuk mengawasi bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Selanjutnya, peran penyebar informasi adalah peran manajer untuk
menyebar luaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para
karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan
organisasi tersebut. Penyebarluasan informasi ini lebih berorientasi kepada
kepentingan internal suatu organisasi, misalnya kebijakan pakaian seragam yang
baru bagi semua karyawan, kebijakan jumlah jam lembur yang baru, kebijakan
pemberian standar gaji karyawan yang baru, dan kebijakan disiplin kerja yang baru.
Peran informasional lainnya adalah peran sebagai seorang juru
bicara. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru
bicara yang baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang
berbagai kebijakan penting organisasinya kepada pihak lain (eksternal
organisasi), misalnya kebijakan organisasi yang berkaitan dengan pembukaan
kantor cabang baru di suatu daerah tertentu, kebijakan rekrutmen karyawan baru,
kenijakan peluncuran produk baru, dan kebijakan promosi yang baru.
b)
Peran Keputusan
Peran keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting yaitu
: peran wirausaha (entrepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance
handler role), dan peran pengalokasi sumber daya (resurce allocator role), dan
peran negosiator (negotiator role). Seorang manajer harus dapat memerankan
dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif,
responsif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko dan berwawasan luas.
Peran berikutnya adalah peran pemecah masalah. Seorang manajer
harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan
dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi,
misalnya masalah terlambatnya pendistribusian barang, masalah pelayanan
pelanggan yang kurang baik, masalah kualitas barang yang masih rendah dan
masalah penyediaan bahan baku yang kurang lancar.
Peran keputusan yang lain adalah peran pengalokasi sumber daya.
Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu
mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik, misalnya pengelolaan sumber
daya keuangan, sumber daya manusia, sumber daya informasi dan sumber daya alam
yang dimilikinya.
Peran keputusan terakhir adalah peran negosiator. Seorang manajer
harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang yang mampu bernegosiasi dengan
baik, alias menjadi negosiator yang handal. Kemampuan ini sangat diperlukan
oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak eksternal organisasi,
terutama dalam hal penentuan kerja sama proyek dengan pihak lain atau ketika
suatu organisasi dihadapkan pada pertentangan kepentingan internal organisasi,
seperti munculnya tuntutan para karyawan tentang perbaikan kesejahteraan.
Kegiatan Pertukaran Informasi
Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi.
Proses komunikasi memnugkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan
menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa digunakan. Di samping
itu, melalui proses komunikasi tersebut akan diperoleh suatu hasil yang sangat
berarti.
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi:
1) komunikasi memnugkinkan orang-oranguntuk saling bertukar informasi; 2)
komunikasi membantu menghubung sekelompok anggota dalam organisasi yang
terpisah dari anggota lainnya. Pada umumnya, organisasi sangat bergantung pada
komunikasi untuk mencapai tujuannya. Sebuah hasil penelitian yang dilakukan
oleh Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69%
dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikasi verbal, baik itu
berbicara, mendengarkan, menulis ataupun membaca.
Namun, itu tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain, yaitu
komunikasi nonverbal, tidak penting bagi suatu organisasi. Berikut ini adalah
beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.
a)
Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang
bersifat formal maupun nonformal. Untuk menetapkan suatu tujuan, mereka yang
terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak, manajemen menengah,
manajemen bawah, maupun karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang
serius dan cukup matang.
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan
(finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan atau memberikan
pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organisasi
tersebut sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antara
unit-unit yang ada dalam organisasi tersebut.
b)
Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai
bila orang-orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusan yang
mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati.
Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka
harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai
pilihan atau alternative yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang
lain dan sebagainya. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan
hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
c)
Mungukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan
pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai.
Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, antara lain: biaya,
penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan
tingkat persediaan yang ada.
Pada perusahaan berskala besar, semua data tersebut diproses dengan
computer, dan hal ini dapat mempercepat perolehan hasil laporan. Pada
perusahaan berskala kecil, pengolahan data dilakukan secara manual, sehingga
waktu yang diperlukan lebih lama. Namun di sisi lain, data-data yang terdapat dalam perusahaan
besar bias jadi berkali lipat banyaknya daripada yang terdapat dalam perusahaan
kecil, dan hal ini dapat membuat waktu yang diperlukan untuk menganalisisnya
menjadi lebih lama.
Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara
menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit yang
ada dalam organisasi tersebut.
d)
Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan
secara terbuka, meneliti resume dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga
dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang
tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.
Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi
umpan balik atas prestasi yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan,
pengakuan, maupun tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini,
komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.
e)
Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para
customer atau pelanggan (internal maupun eksternal) dengan menggunakan
komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada
suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan berbagai
macam bentuk simbol seperti dilarang merokok, arah panah dan sejenisnya juga
merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam
berhubungan dengan pelanggan atau konsumennya.
Penggunaan nota penjualan, brosur, iklan,
telepon bebas pulsa, dan berbagai bentuk promosi lainnya adalah bentuk
komunikasi yang digunakan oleh organisasi sebagai sarana untuk merangsang
keinginan para pelanggan agar menggunakan produknya.
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan
(customer service), komunikasi juga mempunyai peranan penting misalnya pada
bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen,
maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari
konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan banyak
komunikasi.
f)
Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik,
manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi baik dengan pemasok
maupun dengan pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang
diperlukan, mereka harus secara rutin memberikan laporan perkembangan
perusahaannya kepada pihak-pihak yang terkait.
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan
menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang
berkepentingan, tentu saja memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua
belah pihak yang sedang bernegosiasi.
g)
Memproduksi Produk
untuk menuangkan idea tau gagasan mengenai
produk baru, kemudian menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya
menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Seorang
perancang mendesain rencana produk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan
manajer penjualan melakukan kampanye penjualan. Kegiatan-kegiatan di atas
memerlukan banyak komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan,
antara karyawan yang satu dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan
para pelanggan. Dengan kata lain, proses produksi erat kaitannya dengan
komunikasi.
h)
Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga
antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah
seharusnya melindungi kepentingan masyarakat.
Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk
member perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang
perusahaan, misalnya peraturan yang berkaitan dengan perlindungan keselamatan
kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minimum regional (UMR), penentuan waktu
(lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha.
Kegiatan-kegiatan tersebut juga memerlukan komunikasi.
3.3 Pola komunikasi
Meskipun
semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi
perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian
informasi dapat dilakiukan secara langsung kepada karyawan tersebut. Lain
halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan,
penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Bagaimana pola komunikasi (patterns of communicationhs) terjadi dalam suatu
organisasi? Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran
komunikasi formal (formak communication channel) dan saluran komunikasi
nonformal (informal communication channel)
Saluran komunikasi formal
Dalam
struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-nasing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenhangnya. Dalam kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola tramsformasi
informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas kebawah (top down atau downward communication), komunikasi dari bawah ke
atas (bottom-up atau upward
communication), komunikasi horizontal (horizontal
communicationws), dan komunikasi diagonal (diagonal communications). Selanjutnya akan dibahas mengenai
keterbatasab komunikasi formal (montana, 1993; greene, 1985)
a.
Komunikasi
dari atas ke bawah
Secara
sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan
komunikasi dari atas kebawah (top-down
atau downward communications). Aliran komunikasi dari manajer kebawahan
tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu
organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki
tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasi , memotivasi,
memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Komunikasi
dari atas ke bawah tersebut bisa berupa lisan (oral communications) maupun tertulis (written communications).
Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal
antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan. Di
samping itu komunikasi tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan,
kontak informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat
pemberhentian, papan pengumuman, dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi
karyawan.
Menurt
katz dan khan, komunikasi kebawah memiliki lima tujuan pokok yaitu:
1. Memberikan
penghargaan atau instruksi kerja tertentu,
2. Memberikan
informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
3. Memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
4. Memberikan
umpan balik pelaksanaan kerja kepada paraa karyawan,
5. Menyajikan
informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah
satu kelemahan saluran informasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan
terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditunjukan kepada
bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak
selengkap aslinya. Ketidak lengkapan pesan yang diterima disebabkan saluran
komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawan. Untuk memberikan gambaran yang lebih
rinci tentang komunikasi dari atas kebawah dalam suatu organisasi simaklah
gambar dibawah.
b.
Komunikasi
dari bawah ke atas
Dari
struktur orgsnisasi,komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang
disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas(manajer).
Untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi
yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan keputusan
merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi, selain itu para manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya.
Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang
muncul hanyalah rasa curiga dan ketidak percayaan terhadap informaasi tersebut.
Salah
satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya
menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya
mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan
atau tidak disampaikan.
Untuk
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari bawah ke atas
dalam suatu organisasi simaklah gambar dibawah.
c.
Komunikasi
horizontal
komunikasi
horizontal atau sering juga disebut dengan istilah komunikasi lateral, adalah
komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam
suatu organisasi, tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan
persuasi, mempengaruhi, dan memberi kan informasi kepada bagian atau departemen
yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi
horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam
suatu organisasi memiliki tingkat tingkat ketergantungan yang cukup besar. akan
tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa
harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau
minim dipakai.
Untuk
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari horizontal dalam
suatu organisasi simaklah gambar dibawah.
 |
d.
Komunikasi diagonal
Bentuk
komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi
sebelumnya. Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua level
organisasi yang berbeda.contohnya adalah komunikasi formal antara manajer
pemasaran dengan bagian pabrik.
Bentuk
komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adlah:
1. Penyebaran
informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi tradisional.
2. Memungkinkan
individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah
dalam organisasi.
Namun
komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah
bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan
telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi
besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
Untuk
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi diagonal dalam suatu
organisasi simaklah gambar dibawah.
 |
e.
Keterbatasan
komunikasi formal
Meskipun
sangat penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran komunikasi formal
kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun perusahaan.
Dilihat
dari sudut pandang individual, komunikasi formal sering membuat frustasi atau
menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk
ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar,
untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui
lapisan manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui
untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Kemudian
dilihat dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dalam saluran
komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan
penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan
(link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalah pahaman.
Bagaimana
mengatasi hal tersebut? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi jumlah
tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur
komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur
organisasi yang mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan
lebih banyak rentang kendalinya akan dapat membantu mengurangi terjadinya
distorsi
Struktur
organisasi mendatar ditampilkan pada gambar dibawah.
 |
Saluran komunikasi informal
Bagan
organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasinyang akan ditransformasikan
dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada.
Namun dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar pada
struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk
bertukar informasi antara orang yang
satu dengan oang yang lain. Oleh karena itu keberadaan jaringan komunikasi
informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakan. Jaringan ini dapat pula
digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawan dalam melakukan
tugasnya.
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa memerlukan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi
secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.
Struktur
organisasi informal ditampilkan pada gambar dibawah.
STUDY KASUS
YANG MUNGKIN DIBUTUHKAN
Penelitian ini
berjudul “Pola Komunikasi Organisasi dalam Employee Relations” dengan sub judul
studi korelasional tentang hubunngan pola komunikasi organisasi terhadap
employee relations PT. FIF Cabang SPEKTRA Medan. Salah satu bentuk pola
komunikasi organisasi yang mengatur hubungan antara perushaan dengan para
karyawannya merupakan aktivitas regular meeting. Regular meeting dilakukan
antara lain adalah untuk menciptakan hubungan atau komunikasi dua arah yang
baik antara pihak manajemen dengan karyawannya dalam upaya membina kerjasama
dan hubungan yang harmonis diantara keduanya, sehingga dapat membentuk iklim
komunikasi yang positif. PT. FIF Cabang SPEKTRA Medan adalah perusahaan yang
secara rutin melakukan aktivitas regular meeting. Penelitian ini bertujuan
untuk mengetahui apakah terdapat hubungan antara variabel pola komunikasi
organisasi terhadap variabel employee relations. Pola komunikasi organisasi
dalam aktivitas regular meeting dipengaruhi oleh jaringan komunikasi, yaitu
jaringan komunikasi formal dan informal. Sedangkan employee relations adalah
semua tingkat kepuasan seorang karyawan mempersepsi lingkungan komunikasi
secara keseluruhan, dimana kepuasan terhadap lingkungan komunikasi dapat
menciptakan saling pengertian (mutual understanding), kerjasama (relationship)
serta motivasi diantara pihak manajemen dengan para karyawannya. Tipe
penelitian ini adalah penelitian korelasional dengan pendekatan kuantitatif.
Penelitian korelasional digunakan untuk meneliti hubungan di antara
varibel-variabel, dan hubungan dari variabel-variabel itu disebut sebagai
korelasi. Penelitian ini menggunakan metode survei dengan penyebaran angket
(quesioner) kepada 44 responden yang terdiri dari 39 pertanyaan. Untuk
melakukan analisa data mengenai hubungan antara variabel pada penelitian,
menggunakan teknik statistik dengan menggunakan analisa korelasi melalui tabel
tunggal dan tabel silang. Teknik statistik yang digunakan dalam analisa
korelasi pada penelitian ini menggunakan korelasi Pearson Product Moment dengan
alat bantu software SPSS 15.0. Adapun hipotesis yang diajukan adalah Ha
“Terdapat hubungan antara pola komunikasi organisasi dalam aktivitas regular
meeting terhadap employee relations” dan H0 “tidak terdapat hubungan antara
pola komunikasi organisasi dalam aktivitas regular meeting terhadap employee
relations”. Hasil penelitian menunjukkan nilai koefisien korelasi sebesar 0,877
antara variabel pola komunikasi organisasi (X) dan variabel employee relations
(Y), yang berarti bahwa hubungan menunjukkan korelasi sangat tinggi/ kuat
sekali. Hubungan tersebut juga signifikan pada taraf kepercayaan 95%, dan
diperoleh kesimpulan bahwa, pengaruh pola komunikasi organisasi terhadap
employee relations sebesar 76,91%, dan sisanya 23,09% ditentukan oleh variabel
lain yang tidak diteliti dalam penelitian ini. 070922023
3.4 Cara Mengelola Komunikasi
Ada
dua hal yang perlu di kelola dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin;
bagaimana menangani krisis komunikasi. Penjelasan dari kedua hal tersebut
disajikan berikut ini.
Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam
organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari
pada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan
perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat
memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seseorang manajer perlu
memperhatikan berbagai hal berikut:
a.
Mengurangi
Jumlah Pesan
Arus
pesan dalam suatu organisasi yang di sampaikan secara lisan maupun tertuls
perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer organisasi perlu
menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat di perlukan
waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu
menghitung berapa rata-rata biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik,
mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di
selesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk
surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah surat
hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebh baik
pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.
Dalam
suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak
berguna, dan juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan
percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu
dievaluasi dan memperoleh perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan
seharusnya diselesaikan? Dapatkah pesan cukup disampaikan lewat memo? Berapa
banyak surat yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan?
Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi dalam
menghemat waktu dan uang.
b.
Intruksi
yang Jelas
Kesalahan
yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun
dalam hal ini seorang manajer mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk membuat
setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang
bertugas melakukan komunikasi (komunikator)
sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara
keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari kesalahan member
intruksi.
c.
Mendelegasikan
Tanggung Jawab
Dalam
suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan
yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri
tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d.
Melatih
Petugas
Seseorang
yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik; seseorang yang
memiliki suara yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaska sesuatu dengan
jelas kepada khalayak (audience).
Namun, penulis maupun pembicara yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi
penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan
terencana dengan baik.
Oleh
karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya berhubungan
erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi
gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu
meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan
presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.
Penanganan Krisis
Komunikasi
Mengelola
arus pesan-pesan bisnis dari hari kehari adalah hal yang biasa, tetapi tes
dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko
yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang
dibutuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang ui coba keterampilan
yang cukup menantang.
Berikut
ini adalah contoh beberapa kejadian yang menimpa perusahaan yang harus di
pahami secara seksama.
Kasus Pertama
Peruahaan
Jamu PT Utama Sehat memproduksi obat
pegal linu dalam berbagai macam bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul maupun
kaplet. Seorang wanita di kabarkan meninggal dunia setelah minum obat pegal
linu produksi perusahaan tersebut. Mendengar kejadian itu, aparat keamanan dan
dinas kesehatan segera melakukan
penyelidikan dan pemeriksaan ditempat kejadian. Hasil pertama
mengisyaratkan bahwa obat tersebut mengandung campuran zat yang berbahaya bagi
manusia. Setelah beberapa lama, hasil pemeriksaan dilaboratirium menunjukan
bahwa penyebab kematiannya adalah obat yang diproduksi PT Utama Sehat. Melihat
kejadian tersebut , bagaimana pendapat anda?
Kasus Kedua
Dalam
beberapa kejadian terpisah, menurut laporan konsumen dari beberapa provinsi,
ditemukan campuran zat-zat pengawet makanan yang berbahaya dalam makan bayi,
yang anda produksi. Anda kemudian melakukan pengecekan kebeberapa daerah yang
melaporkan hal tersebut, tetapi tidak menemukan bukti yang cukup untuk
mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan secara menyeluruh, tidak ditemukan
masalah baik di bagian produksi maupun distribusi. Namun, perlu diingat bahwa
berita tentang tercampurnya zat-zat kimia tersebut telah menyebar ke beberapa
daerah. Melihat kondisi itu, apa yang perlu
dilakukan oleh perusahaan tersebut?
Kasus Ketiga
Sebuah
perusahaan penghasil penyedap masakan didemo oleh warga masyarakat yang ada di
sekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga masyarakat berpendapat bahwa limbah
pabrik tersebut menjadikan sawah-sawah milik para petani menjadi tidak subur
lagi. Di samping itu, mereka juga mengeluhkan bau limbaha yang sangat
mengganggu, bahkan ada diantara mereka yang mengalami pusing dan mual, dan
terpaksa harus di opname di rumah sakit.
Kasus Keempat
Sebuah
industry tahu yang berlokasi di lingkungan
permukiman warga, belakangan ini menjadi bahan pembicaraan warga
masyarakat. Mereka berpenendapat bahwa aktivitas industry tahu di wilayah
tersebut mengganggu warga disekitarnya, karena limbah tahunya yang berbau tidak
sedap dialirkan melalui saluran drainase warga setempat. Di samping itu, limbah
tahu tersebut juga membuat saluran-saluran air warga masyarakat setempat keruh
dan kotor.
Perusahaan
yang menghadapi masalah tersebut tentunya harus segera mengambil
langkah-langkah penyelamatan, baik bagi konsumen maupun nama baik (citra)
perusahaan. Pada kasus pertama, perusahaan harus segera menarik semua produk
yang telah menjadi penyebab kematian konsumennya. Kemudian perusahaan perlu
melakukan koordinasi dan keja sama dengan pihak-pihak yang terkait. Seperti
lembaga-lembaga pers, dinas pengawasan obat dan makanan, maupun kepolisian.
Apabila dari hasil penelitian secara terpadu terbukti bahwa kesalahan bukan
pada perusahaan anda, Anda harus dengan segera menjelaskan kepada masyarakat
dan perusahaan dapat memproduksi prodok lama dengan ramuan yang baru (bebas
dari zat-zat yang berbahaya) dengan tujuan meraih pangsa pasar produk lama.
Cra
penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain.
Namu yang jelas, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai
pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.
Berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan untuk memperbaiki citra perusahaan
yang sedang di landa krisis? Apabila suatu perusahaan gagal dalam menangani
krisis yang terjadi, reputasi perusahaan akan menjadi pudar dan kerugian tidak
dapat dihindarkan.
Dalam
kaitannya dengan krisi komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi
yaitu (1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu,atau; (2) katakan apa yang
terjadi dan segera. Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan
dalam situasi nyata dan berhasil, seperti yang dialami perusahaan Amerika
Johnson & Johnson dan Gerber.
Namun,
beberapa ahli hubungan masyarakat (public
relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam
masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka
tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan para karyawan. Pada
saat yang sama, perusahaan harus penting dalam menangani setiap kasus adalah
mengusahakan supaya pikiran anda tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak
gegabah. Pengertian kalem atau tenang disini jangan diartikan sebagai tindakan
diam seribu bahasa atau statis, tetapi tenang dalam artian bahwa penanganan
suatu kasus perlu pemikiran yang jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu
tanggapan yang rasional akan membantu meberikan inspirasi untuk mempertinggi
rasa percaya diri.
Dalam
situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat di lakukan antara lain:
·
Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam
penanganan krisis.
·
Usahakan agar manajemen puncak segera
bertindak pada saat krisis terjadi.
·
Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai
representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik
komunikasi.
·
Ceritakan suatu kejadian secara
menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
·
Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan
saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.
3.5 Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Sebagaimana
Anda ketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu
dengan organisasi. Kemampuan anda untuk
memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung kepada anda sebagai
komunikator. Bila anda tahu dinamika
komunikasi, Anda akan dapat membaca secara akurat apa yang sedangterjadi dalam
sebuah organisasi. Pada saat yang sama,
anda dapat menyesuikan pesan-pesan anda sendiri, dengan menggunakan jaringan
komunikasi untuk mendapat manfaat yang terbaik.
Di
samping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar,
dan berbicara, adalah sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu
perusahaan. Keterampilan anda dalam
berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan anda dan dunia
bisnis.
Apa
kah anda seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan,
pialang, peneliti, sepesialis informasi atau lainnya. Anda memerlukan kemampuan berkomunikasi
dengan orang lain secara efektif dan efisien namun demikian beberapa jenis
pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih besar daripada yantg
lain. Sebai contoh nya seoranmg wira
niaga perlu menjadi komunikator yang baik, dan juga spesialis hubungan
masyarakat.
Beberapa keterampilan khusus yang
diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
·
Membaca
·
Mendengarkan
·
Membuat percakapannya menarik
·
Melakukan wawancara
·
Berdiskusi dengan kelompok-kelompok
kecil
·
Berpidato dan presentasi
·
Menulis surat, memo, dan laporan
Barangkali,
tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi
sejara jujur. Setiap orang berkeinginan
untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin anda adalah
seoranmg pendengar yang baik, atau mungkin penulis yang baik. Dalam beberapa hari kemudian, coba perhatikan
kemampuan anda berkomunikasi, yang benar dan yang salah. Selanjutnya pusatkan dan kembangangkan
keterampilan anda pada bidang-bidang yang paling lemah. Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan
berkomunikasoi adalah melalui latihan – latihan atau praktik – praktik.
Dalam
kehidupan banyak orang-orang yang tidak begitu saja menjadi penulis atau
pembicara yang ulung. Mereka menjadi
orator ulung, penulis jempolan karena m ereka melakukan latihan dan praktik
secara terus-menerus. Seorang yang telah
menulis sepuluh buah laporan biasa nya lebih baik dari pada mereka yang hanya
menulis dua buah laporan. Anda belajar
dari pengalaman, dan pelajaran yang paling penting dari pengalaman anda adalah
belajar dari kesalahan dan kegagalan yang pernah anda lakukan atau dilakukan orang lain.
Contoh
strategi komunikasi yang dapat membantu membuat program kerja Anda berhasil
meliputi:
- Menyediakan teratur, terus-menerus kesempatan bagi karyawan untuk memberikan umpan balik kepada manajemen. Kendaraan komunikasi dapat mencakup survei karyawan, kotak saran, pertemuan balai kota, individu atau kecil pertemuan kelompok dengan manajer, dan budaya organisasi yang mendukung terbuka, komunikasi dua arah.
- Membuat tujuan dan tindakan organisasi dan kepemimpinan senior yang jelas untuk pekerja dengan mengkomunikasikan kegiatan kunci, masalah dan perkembangan kepada karyawan dan mengembangkan kebijakan yang memfasilitasi transparansi dan keterbukaan.
- Menilai kebutuhan karyawan dan melibatkan mereka dalam pengembangan dan pelaksanaan praktek kerja yang sehat secara psikologis.
- Menggunakan beberapa saluran (misalnya, cetak dan elektronik komunikasi, orientasi dan pelatihan, rapat staf dan alamat publik) untuk mengkomunikasikan pentingnya tempat kerja sehat secara psikologis kepada karyawan.
- Memimpin dengan contoh, dengan mendorong para pemimpin organisasi kunci untuk secara teratur berpartisipasi dalam kegiatan di tempat kerja sehat secara psikologis dengan cara yang terlihat oleh karyawan.
- Mengkomunikasikan informasi tentang hasil dan keberhasilan yang spesifik praktek kerja yang sehat secara psikologis kepada seluruh anggota organisasi.
Kunci tips untuk komunikasi
- Mendorong dan mengharapkan semua orang bertanggung jawab untuk berkomunikasi. Jika mereka bertanggung jawab untuk perubahan, maka mereka harus memimpin komunikasi.
- Buat kebebasan dalam kerangka budaya yang memungkinkan orang untuk membuat keputusan bagi diri mereka sendiri. Dalam rangka untuk benar-benar bekerja namun, Anda harus memutuskan 'non-negotiables' dan berkomunikasi ini jelas, semua pemimpin harus berjalan bicara dan membuat dukungan yakin selalu tersedia.
- Ingat karyawan Anda adalah orang dewasa dan mengharapkan untuk diperlakukan dan dikomunikasikan sebagai orang dewasa. Buka, jujur, komunikasi yang jujur dan jelas merupakan satu-satunya cara. Bayangkan Anda sedang berkomunikasi dengan seseorang yang belum pernah mendengar tentang Anda atau organisasi Anda - dengan cara itu Anda harus memberikan kejelasan mutlak.
- Berpikirlah sebelum Anda berkomunikasi - yang perlu tahu, apa yang Anda butuhkan untuk mengatakan, apa yang akan menjadi dampak.
BAB iii
PENUTUP
4.1 Kaismpulan
Komunikasi yang merupakan keterkaitan antara
individu-individu dengan organisasi, mempunyai peranan yang cukup penting bagi
berjalannya fungsi-fungsi dalam sebuah organisasi. Seorang manajer yang dinamis
harus memilikitiga peran penting, yaitu; peran antar pribadi, peran
informasional, dan peran keputussan. Peran antar pribadi mencakup peran tokoh
figur, peran pemimpin dan peran penghubung. Sedangkan peran informasional mencakup
peran monitoring, peran penyebar, dan peran juru bicara. Sementara itu peran
keputusan mencakup peran wirausaha, peran pengalokasian sumber daya, dan peran
negosiator.
Beberapa kegiatan organisasionalyang ada dalam suatu
organisasi mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil
kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan
pemasok, menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.
Untuk melakukan komunikasi secara efektif, perlu adanya
pemilihan pola komunikasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun
nonformal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan dengan empat bentuk
komunikasi, yaitu komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi
horizontal, dan komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran
komunikasinya didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur
sesuai jenjang hierarkinya, dalam komunikasi informal semua informasi tidak
lagi diatur menurut jenjang hierarkinya tetapi lebih luwes.
Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, sebagian
tanggung jawab dan wewenang seorang manajer akan didelegasika kepada
bawahannya. Ssalah satu faktor penting dalam mendelegasikan wewenang dan
tanggung jawab adalah adnya unsur kepercayaan yang besar terhadap bawahan.
Tanpa melihat dimana anda bekerja atau apa yang anda
lakukan, komunikasi akan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan
karier anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan
kelemahan yang anda miliki, menentukan tujuan yang realistik, dan melakukan
latihan berbagai bentuk komunikasi, anda akan dapat meningkatkan keterampilan
komunikasi anda.
4.2 Saran
Demikian pengetahuan tentang komunikasi dalam organisasi.
Tentunya masih jauh dari yang diharapkan tetapi paling tidak menggugah dan
dapat diperkaya dalam proses pembelajaran maupun bahan renungan ketika dalam mengelola
organisasi kemasyarakatan, organisasi pelayanan, dan organisasi sejenis. Masih terbuka
bagi pembaca budiman untuk mengkritisi dan menambah dengan ide-ide konstruktif untuk
lebih sempurnanya makalah ini
Daftar
pustaka
Purwanto, joko drs. Komunikasi bisnis edisi ke 4,
erlangga, jakarta (2011)
http://windra-pasmr.blogspot.com/2012/04/komunikasi-organisasi.html
http://www.rumahbuku.net/shop/detail/komunikasi-organisasi.html
http://siglefighter.multiply.com/journal/item/23/Dinamika_Komunikasi_dalam_Organisasi_
Mahasiswa
